Кадровое делопроизводство и КДП на аутсорсинге
TETA НАЙМ помогает компаниям вести кадровое делопроизводство: оформлять трудовые документы, вести личные дела сотрудников, готовить приказы, контролировать кадровый учет и приводить документы в понятный порядок.
Услуга подходит бизнесу, которому нужен кадровик на аутсорсе, специалист КДП для регулярного сопровождения или помощь с восстановлением и постановкой кадрового учета.
- ведение кадрового делопроизводства;
- оформление приема, перевода и увольнения;
- ведение трудовых договоров;
- подготовка кадровых приказов;
- ведение личных дел сотрудников;
- кадровое администрирование;
- проверка кадровых документов;
- восстановление кадрового учета;
- сопровождение кадровых процессов.
Когда нужно кадровое делопроизводство на аутсорсинге
Кадровое делопроизводство нужно не только крупным компаниям. Даже в небольшом бизнесе важно правильно оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, кадровые приказы, трудовые договоры, личные дела и другие документы по сотрудникам.
Аутсорсинг КДП помогает закрыть кадровую функцию без найма отдельного специалиста в штат, снизить нагрузку на руководителя, бухгалтера или HR и поддерживать порядок в кадровых документах.
Нет кадровика в штате
Подходит, если кадровые документы ведёт бухгалтер, руководитель или офис-менеджер, но компании нужен более системный порядок в КДП.
Компания растёт
Когда сотрудников становится больше, увеличивается количество договоров, приказов, отпусков, переводов, изменений и кадровых задач.
Нужно навести порядок
Помогаем проверить документы, выявить пробелы, восстановить кадровый учет и привести процессы к понятной структуре.
Важно: это не подбор HR-сотрудника в штат
Эта страница про ведение кадрового делопроизводства и КДП как услугу. Если вам нужен кадровик, HR-менеджер или специалист КДП в штат, лучше подойдет подбор HR-персонала. Если нужно шире закрыть HR-функцию, посмотрите кадровый аутсорсинг.
Какие задачи по КДП можно передать
Берём на себя регулярные задачи кадрового администрирования или отдельные работы: проверку документов, восстановление учета, оформление кадровых документов и сопровождение изменений.
- ведение кадрового делопроизводства;
- ведение кадрового учета;
- кадровое администрирование;
- оформление приема сотрудников;
- оформление переводов и изменений;
- оформление увольнений;
- подготовка трудовых договоров;
- ведение дополнительных соглашений;
- подготовка кадровых приказов;
- ведение личных дел сотрудников;
- оформление отпусков;
- ведение графика отпусков;
- проверка кадровых документов;
- восстановление кадрового учета;
- постановка кадрового учета;
- сопровождение кадровых процессов.
Почему КДП лучше не вести «как получится»
Кадровые документы часто вспоминают только при увольнении, конфликте, проверке, запросе сотрудника или внутреннем аудите. Но если документы оформлены хаотично, восстановить порядок сложнее, чем поддерживать его регулярно.
Документы быстро накапливаются
Приемы, отпуска, переводы, изменения условий, увольнения, личные дела и договоры требуют системного ведения, а не разовых правок.
Ошибки видны не сразу
Проблемы в КДП могут проявиться позже: при споре с сотрудником, проверке документов, смене кадровика или масштабировании компании.
Нужна регулярность
Кадровое делопроизводство требует постоянного контроля сроков, документов, подписей, оснований и внутренней логики учета.
Как проходит работа по кадровому делопроизводству
Начинаем с понимания текущей ситуации: сколько сотрудников, какие документы уже ведутся, кто сейчас отвечает за КДП, какие процессы нужно сопровождать регулярно и где есть риск пробелов.
- Разбираем текущую задачу. Уточняем численность сотрудников, формат работы, документы, процессы, срочность и то, какую часть КДП нужно передать на сопровождение.
- Проверяем исходные документы. Смотрим, какие трудовые договоры, приказы, личные дела, графики, соглашения и кадровые формы уже есть в компании.
- Определяем объем работ. Разделяем регулярное ведение КДП, разовое восстановление учета, постановку процессов и сопровождение отдельных кадровых задач.
- Наводим порядок в кадровых документах. Помогаем структурировать документы, выявить недостающие элементы, подготовить нужные формы и привести учет к понятному виду.
- Сопровождаем текущие кадровые действия. Оформляем приемы, переводы, отпуска, увольнения, дополнительные соглашения, приказы и другие кадровые документы.
- Помогаем поддерживать систему. Контролируем регулярность, сроки, изменения и документооборот, чтобы КДП не превращалось в хаотичный набор файлов.
Что важно в кадровом учете
КДП — это не просто шаблоны документов. Важно, чтобы документы были связаны между собой, соответствовали реальным кадровым действиям, хранились в понятной структуре и могли быть быстро найдены.
Оформление и структура
Важно, чтобы трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы, графики отпусков, личные дела и другие документы были оформлены последовательно и хранились системно.
Регулярность и контроль
Кадровые действия должны оформляться вовремя: прием, перевод, отпуск, изменение условий, увольнение, запросы сотрудников и внутренние изменения в компании.
- корректное оформление приема сотрудников;
- ведение трудовых договоров и соглашений;
- подготовка приказов по кадровым событиям;
- ведение личных дел сотрудников;
- контроль отпусков и графиков;
- оформление переводов и изменений условий;
- оформление увольнений;
- структура хранения кадровых документов;
- наличие обязательных внутренних документов;
- понятная ответственность за кадровые процессы.
КДП, кадровый аудит или HR-аутсорсинг — что выбрать
Если нужно регулярно вести кадровые документы, подходит кадровое делопроизводство на аутсорсинге. Если сначала нужно понять, что уже есть и где ошибки, лучше начать с кадрового аудита. Если требуется шире закрыть HR-функцию, можно рассмотреть кадровый аутсорсинг.
КДП
Подходит, если нужно вести кадровые документы, оформлять сотрудников, поддерживать порядок в личных делах, договорах, приказах и кадровом учете.
Кадровый аудит
Подходит, если нужно проверить, в каком состоянии документы сейчас, найти пробелы и понять, что требуется исправить или восстановить.
HR-аутсорсинг
Подходит, если нужен не только кадровый учет, но и сопровождение HR-процессов: подбор, адаптация, взаимодействие с руководителями и сотрудниками.
Можно начать с диагностики
Если вы не уверены, в каком состоянии кадровые документы, можно начать с кадрового аудита, а затем перейти к регулярному КДП, кадровому аутсорсингу или HR-консалтингу.
Стоимость ведения кадрового делопроизводства
Стоимость зависит от численности сотрудников, состояния текущих документов, количества кадровых событий, объема регулярного сопровождения, необходимости восстановления учета и срочности задачи.
Численность компании
Чем больше сотрудников и кадровых событий, тем выше объем документов, контроля, согласований и регулярного сопровождения.
Состояние документов
Если документы уже ведутся аккуратно, сопровождение проще. Если учет нужно восстанавливать, трудоемкость работы выше.
Формат сопровождения
Можно передать отдельные задачи, регулярное ведение КДП или комплексное кадровое сопровождение вместе с HR-процессами.
Как рассчитать стоимость
Для точного расчета лучше заполнить бриф: мы уточним численность, объем документов, состояние кадрового учета и задачи. Если услуга связана с подбором или HR-сопровождением, можно также посмотреть страницу стоимости подбора персонала.
Связанные услуги
Кадровое делопроизводство можно использовать как отдельную услугу или объединить с аудитом, HR-аутсорсингом, консалтингом и подбором HR-специалистов.
Частые вопросы
Что входит в кадровое делопроизводство?
В КДП входит оформление приема, перевода, увольнения, отпусков, трудовых договоров, дополнительных соглашений, приказов, личных дел сотрудников, графиков и других кадровых документов.
Можно ли передать КДП на аутсорсинг?
Да, кадровое делопроизводство можно передать на аутсорсинг полностью или частично: регулярное ведение документов, восстановление учета, проверку документов или сопровождение отдельных процессов.
Чем КДП отличается от кадрового аутсорсинга?
КДП — это фокус на кадровых документах и учете. Кадровый аутсорсинг шире: он может включать HR-сопровождение, подбор, адаптацию, взаимодействие с руководителями и другие HR-функции.
Можно ли восстановить кадровый учет?
Да, можно провести проверку текущих документов, определить недостающие элементы, восстановить кадровый учет и выстроить более понятную систему ведения документов.
Подходит ли услуга малому бизнесу?
Да, услуга подходит небольшим компаниям, где нет отдельного кадровика в штате, но нужно правильно оформлять сотрудников и поддерживать порядок в кадровых документах.
Можно ли сначала проверить кадровые документы?
Да, если нужно сначала понять состояние документов и риски, можно начать с кадрового аудита, а затем перейти к регулярному ведению кадрового делопроизводства.
Как начать работу по КДП?
Оставьте заявку и заполните бриф. Мы уточним численность сотрудников, состояние документов, объем задач, срочность и предложим подходящий формат сопровождения.
Нужно навести порядок в кадровом делопроизводстве?
Заполните бриф. Мы разберём текущую ситуацию, уточним объем документов, задачи по КДП и предложим удобный формат кадрового сопровождения для вашей компании.